SeDes (Teknik Servis Takip Sistemi)

Bu sayfayı paylaş

Teknik servis hizmeti üreten firmalarda kullanılmak üzere üretilmiş, iş akışı, süreç, malzeme ihtiyacı, müşteri memnuniyeti yönetimi adımlarını kapsayan yapıda dizayn edilmiş teknik servis yönetim yazılımıdır.

Kimler için uygundur
Teknik servis hizmeti veren firmalar, proje yönetimi yapan firmalar, birden fazla servis noktasına sahip büyük servis yönetimi yapan kuruluşlar ve bu alanda verimliliğini arttırmak üzere karar almış tüm hizmet kuruluşları olarak adlandırılabilir.

Sağladığı Faydalar

• Teknik servis iş akışlarını düzenler
• Saha servis işlemlerinin denetlenmesi ve düzenlenmesini kolaylaştırır
• Servis sistemini geliştirip hızlandırarak verimliliğin arttırılmasına en uygun yapıyı sunar
• Servis verimliliğinin ölçülebilmesini ve raporlanabilmesini sağlar
• Müşteri, personel, ürün, malzeme, bölge bazında takip ve raporlama imkanı sunar
• Optik okuma sistemleri entegrasyonu ile elle mükerrer bilgi girişinden kaynaklanan hataların -azaltılmasını sağlar
• Verimlilik değerlerinin ölçülerek doğru müşteride doğru ekipmanın kullanılmasının sağlar
• Web ara yüzü sayesinde her noktadan ve/veya mobil erişim ile tüm fonksiyonlara yetki bazında ve zaman sınırı olmadan ulaşılabilmesine olanak sunar
• Mobil terminaller sayesinde form maliyetlerinden tasarruf imkanı sunar
• Servis satış sonuçlarının raporlanarak değerlendirilebilmesini sağlar
• Planlama ve önlem alma, yedek parça ihtiyaç analizi konularında yönlendirici raporlama imkanı sunar.
• Müşteri ara yüzü sayesinde direk müşterinin kayıt oluşturması ve takip etmesi sağlanır

Bu ürünün referansları

• Meta Elektronik
• Eta Elektoronik Güvenlik
• CellComP Bilişim Sistemeleri
• Linos Firewall sistem yönetimi
• C Servis Servis Hizmetleri
• Alfa Teknik Servis
• RobotPos

Seri numarası kontrol sistemi: Müşteriye ait hizmet verilen ürüne ait seri numarası kontrol sistemi ile garanti süreç takibi ve ürün bazlı hizmet takibi yapılabilir. Ayrıca kullanılan yedek parçalardaki seri numaralarının kaydı ile değişen parçaların garanti süresi ve verimlilik takibi yapılabilir.

Mobil Cihazlarla Entegrasyon: Sistemde var olan mobil cihazlar (Cep telefonu, PDA gibi) ile entegrasyon sayesinde uzak bölgelerdeki servis personeline sistemden otomatik olarak ulaşılarak çağrıya cevap verme hızı arttırılmaktadır. Ayrıca gidilen servis ile ilgili bilgilerin bu cihazlar ile sisteme kaydedilmesi, mobil yazıcılardan çıkan dökümanın müşteriye imzalatılması ile kayıt süreci tamamlanabiliyor.

Periyodik Bakım Yönetimi: Hizmet verilen ürün ve müşteri bazında peryodik bakım takip ve hatırlatma sistemine sahiptir.

Müşteri Ara Yüzü Entegrasyonu: Web ara yüzü sayesinde müşterilerin kendi servis kayıtlarını oluşturması ve takip etmesi mümkündür.

Lokal Muhasebe Sistemi ile Entegrasyon: Firmanın kullandığı muhasebe yazılımı ile entegrasyon sağlanmaktadır. Bu sayede tekrar cari ve stok kayıtları oluşturmaya gerek kalmadan, aynı zamanda muhasebe sistemini değiştirmeden mevcut sisteminizle çalışmanız sağlanmaktadır.

Geniş Yönetim Paneli: Yönetim paneli ile etkin izleme ve kontrol sağlanarak sistemi kullanan yöneticilerin her zaman ve her yerden kontrolü sağlamalarına olanak tanır.

Gelen Çağrı Kaydı: Teknik servis ihtiyacı olan müşteri ile ilk teması kuran callcenter tarafından sorgulama yapılarak, daha önce kaydedilmemiş bir müşteri ise müşterinin kaydının oluşturulması, önceden kayıt edilmiş bir müşteri ise iletişim vb. bilgilerinin güncellenmesi işlemi gerçekleştirilir. Bu süreç sonrasında servis talebi giriş işlemine geçilir.

Yeni Servis Talebi Girişi: Müşterinin ürünü ile ilgili bilgilerin sorgulanması ve gerekirse zorunlu sorgulama alanları ile kesin net bilgiler ışığında servis kaydının oluşturulması sağlanır.

Servis Kaydının İş Emrine Dönüştürülmesi: İlgili departman çağrının elenmesi ve yönlendirilmesi işlemini tamamlayarak gerekli servis için iş emri kaydını oluşturup ilgili personele atama işlemini yapar.

Servis İşlemleri Kaydı: Servis elemanı tarafından yapılan işlemler sisteme işlenir. Bu işlemde kullanılan malzemeler ve ekstra yansıtılmayan servis giderleri de kaydedilir. Mobil terminal entegrasyonları sayesinde direk online kayıt güncelleme yapılabileceği gibi bilgisayarla da kayıt güncellemesi yapılabilir.

Servis İşlemleri Kontrolü ve Kapatılması: Yapılan servis işlemlerinin sonunda açılmış servis kaydına yönelik gelişmeler kaydedilmiş olur. Son servis işleminden sonra iş yetkili kontrolüne gider.

Servis İşlemlerinin Muhasebeleştirilmesi ve Cari Takibi: Servis işlemi tamamlandıktan sonra kapatma işlemini takip eden süreçte faturalandırma ile birlikte, cari takibi ve buna göre stokların güncellenmesini otomatik olarak gerçekleştirir.

Geniş Servis Ağı Yönetimi

Ülke genelinde ya da geniş bir alanda hizmet veren servis firmalarının müşteri memnuniyetini arttırabilmesi için satış sonrası servis hizmetlerini mutlaka hızlı, hatasız ve zamanında yapmaları gerekmektedir. Aynı zamanda sahip oldukları insan kaynaklarını, stok ve zamanı çok verimli kullanarak maliyetlerini düşürmeleri gerekir. Özellikle aynı sektöre hizmet veren firmaların sunduğu ürünlerde ve fiyatlarda görülen benzerlik, rekabetin en üst seviyede yaşandığı piyasalarda firmaların satış sonrası servis gibi hizmetlerle ön plana çıkmaları ve farklılaşmaları gerekliliğini ortaya koyuyor.

Merkeze bağlı çalışan servis hizmeti üreten bölge müdürlükleri, servis hizmet noktaları ve yetkili servis sağlayıcı firmaların tek noktadan kontrol edilmesi, planlama işlemlerinin yapılması, kaynak kullanım ve kapasite planlaması yapılması, yedek parça tedarik zincirinin yönetilmesini sağlamak amacı ile kullanılır.
Web tabanlı, gelişmiş bir mobil servis sistemi olması itibarı ile organizasyon içi iletişimin hatasız, hızlı kurulmasını ve kaynak kullanımının optimum seviyede olmasını sağlayarak verimliliği arttırır. Müşteri, ekipman ve yedek parça veritabanının sağlıklı kullanılmasını sağlar. Periyodik bakımlar için otomatik iş emri hazırlayarak yaşanabilecek aksaklıkları önlerken, esnek ve parametrik yapısı ile firmaların kendilerine özel uyarlamaları ve değişiklikleri kolayca yapmalarına olanak tanır.

Form maliyetlerini de azaltan mobil cihazlar ile tasarruf sağlarken, tüm işlemlerin online takip ve analiz edilmesine imkan verir. Sahada çalışan teknisyenler ve merkez arasındaki veri iletişimi modem ya da GPRS ile sağlanır.

Tanımlamalar, yetkilendirilen kişiler tarafından kolaylıkla girilebilir, düzenlenebilir ve silinebilir. Ana depo ve bölge depoları ile bölgelere bağlı cep depoları ve araç depoları farklı depolar olarak tanımlanabilir. Tüm depolar arasında yer değiştirme işlemi yetkilendirmeler dahilinde gerçekleştirilebilir. El bilgisayarı kullanıcıları kendileri için tanımlanmış depo veya araçta bulunan stok üzerinde giriş-çıkış işlemleri yapabilir. Merkezde ise tüm depolar ayrı ayrı takip edilebilir.
 
Model, lokasyon, bakım periyodu, arıza durumu, iade sebebi gibi tanımlar yapılır. Yeni bir ekipman kartı açıldığında, seri numarası, barkod numarası gibi bilgilerle beraber, ekipmanın girileceği depo veya müşteri de girilir.
 
Şehir, bölge, kanal sınıflaması gibi tanımlamalar yapılabilir. Bir müşteri kartı açıldığında, müşteriyi tanımlayan bilgilerin yanı sıra müşteriye atanan distribütör ve/veya teknisyen de belirtilir. Böylece arıza, periyodik bakım gibi durumlarda sorumlu kişi önceden belirlenmiş olur.

Periyodik bakım, montaj, arıza, ihtiyaç gibi teknisyen tarafından gerçekleştirilen işler tanımlanır. Arızalar ile ilgili tanımlamalar da ayrıntılı olarak tanımlanabilir. Ekipmanda problem oluşturabilecek kriterlerin tanımlanması ve izlenmesi sayesinde problem oluşmadan önlem alınması sağlanır. Kriterlerin puanlaması ile ekipmanın genel durumu belirlenir.

Teknik Özellikler
 
 Dot.net platformunda geliştirilmiş MSSQL Database kullanan yapıdadır. Firma database uygulamasına göre yapılandırılabilir. Web entegrasyon ve mobil entegrasyonlarla zenginleştirilmiş uygulama yeteneği bulunmaktadır. Barkod sistemleri ile tam uyumludur. Seri numarası için gerekli yazılım ve sistem desteği olduğu gibi RFID desteği de isteğe göre sunulabilmektedir.